No dia a dia da farmácia, muitas vendas passam pelo balcão sem que os PBMs seja aplicado, mesmo quando o produto tem cobertura. E aqui vai um ponto importante: quando isso acontece, você abre mão do incentivo da indústria e aumenta o custo do produto vendido.
Na prática, uma venda fora do programa é uma oportunidade perdida. As vendas por PBMs precisam ser tratadas de forma estratégica, e não como só mais uma opção de desconto na rotina da sua loja.
Hoje, vamos te mostrar quais os prejuízos de não aplicar corretamente os PBMs, como identificar esses erros e corrigi-los para que você mantenha a operação da sua farmácia rentável e eficiente.
O “ralo de dinheiro”: o que você perde ao não aplicar o PBM
Quando uma venda elegível não passa pelo programa, a farmácia perde um benefício direto. Esse “ralo de dinheiro” acontece de forma silenciosa, mas constante.
Na prática, isso significa:
- O subsídio da indústria deixa de ser aplicado;
- O custo do produto vendido aumenta;
- A margem da operação é reduzida;
- O resultado financeiro é impactado sem que isso fique evidente no primeiro momento.
Ao longo do mês, essas pequenas perdas se acumulam e podem representar um impacto relevante no caixa. Por isso, acompanhar as vendas por PBMs é muito importante para proteger a margem de cada transação.
Como identificar vendas que deveriam ter sido feitas por PBM?
Uma das formas mais eficazes é fazer uma análise cruzada dos dados. Comparar o relatório de vendas com os registros de autorizações do sistema ajuda a identificar rapidamente onde estão as falhas.
O que você deve avaliar:
- Produtos com cobertura de PBM vendidos sem aplicação do programa;
- Medicamentos recorrentes sem histórico de uso de benefício;
- Diferenças entre volume vendido e volume autorizado nos sistemas;
- Padrões de vendas fora do PBM em determinados turnos ou atendentes.
Esse processo exige rotina, disciplina e apoio de uma ferramenta tecnológica especializada. Quanto mais frequente for essa análise, mais rápido você corrige os desvios nas vendas de PBMs.
Onde está a chance de melhoria: processo, equipe ou rotina?
Nem toda falha acontece pelo mesmo motivo. Por isso, identificar a origem do problema é essencial para agir de forma assertiva e no momento certo, antes que o impacto negativo no caixa se torne ainda maior.
Na prática, os principais motivos são:
- Falta de conhecimento sobre os programas;
- Pressa no atendimento e foco apenas na finalização da venda;
- Dificuldade no uso do sistema;
- Falta de padronização no processo de atendimento;
- Cultura de “atalhos” no balcão.
Observar a repetição dos erros ajuda você a encontrar padrões. E quando o padrão aparece, a solução fica muito mais clara.
“Venda fantasma”: quando o desconto manual vira prejuízo
Um erro comum nas vendas por PBMs é a concessão de desconto manual em produtos que possuem cobertura. Isso geralmente acontece para agilizar o atendimento, mas o impacto é direto no resultado.
Quando isso acontece:
- O cliente recebe o desconto;
- A farmácia não utiliza o subsídio da indústria;
- A margem é reduzida desnecessariamente.
Essa é a chamada “venda fantasma”: parece uma venda bem conduzida, mas na prática representa uma oportunidade perdida. Evitar esse tipo de situação exige orientação clara, processos bem definidos e acompanhamento constante da equipe.
Como corrigir as vendas por PBMs sem desmotivar a equipe?
Auditoria não deve ser sinônimo de cobrança ou punição. O objetivo é sempre melhorar os processos e desenvolver cada vez mais a equipe da farmácia para lidar com as situações do dia a dia.
Para isso, você pode:
- Apresentar os erros como oportunidades de melhoria;
- Compartilhar exemplos reais da rotina;
- Reforçar o impacto financeiro das falhas;
- Promover uma cultura de treinamentos práticos e contínuos.
- Reconhecer quando o processo é bem executado.
Quando o time entende o “porquê”, a mudança de comportamento acontece de forma mais natural.
Transformando controle em resultado
Identificar pedidos que deveriam ter sido vendidos por PBMs vai além de uma mera atividade operacional: é uma estratégia fundamental para melhorar a sustentabilidade financeira do seu negócio.
Com pequenos ajustes no dia a dia, você consegue:
- Recuperar margem perdida;
- Melhorar a eficiência do atendimento;
- Reduzir erros operacionais;
- Fortalecer a gestão das vendas de PBMs.
No fim, não se trata apenas de aplicar um desconto, mas de garantir que nenhuma oportunidade de melhorar seus resultados seja desperdiçada no balcão.
